Política de Tratamiento de Datos Personales

Vigente a partir de julio de 2026 · Ley 1581 de 2012 · Documento sujeto a actualización

1. Identificación del Responsable

2. Marco legal aplicable

• Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales — Habeas Data).
• Decreto 1074 de 2015 (que compila los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014).
• Ley 1266 de 2008 (Habeas Data financiero — centrales de riesgo).
• Demás normas concordantes e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Datos personales que se recolectan

Identificación y contacto: nombres y apellidos, documento de identidad (CC, CE, NIT), correo, teléfono, dirección, cargo y empresa.

Transaccionales y comerciales: equipos asignados, contratos, historial de pagos, facturas, canon, direcciones de entrega, registros de soporte y devoluciones.

Pago: información necesaria para procesar pagos vía pasarelas autorizadas (Wompi / Stripe). No se almacenan datos completos de tarjetas; estos son tratados por la pasarela en su condición de Encargado.

Datos sensibles (únicamente previa autorización expresa, específica e informada): imagen del documento de identidad y datos extraídos; datos biométricos faciales (selfie / prueba de vida) para verificación de identidad; firma electrónica/digitalizada con metadatos (IP, fecha y hora, geolocalización aproximada) que dan validez y trazabilidad conforme a la Ley 527 de 1999. El Titular tiene derecho a no entregar datos sensibles; ciertas funcionalidades (verificación de identidad, firma, devolución de equipos) pueden no estar disponibles sin dicha autorización.

Técnicos de navegación: IP, dispositivo, navegador, cookies y logs para seguridad, auditoría y mejora del servicio.

4. Finalidades del tratamiento

• Crear, gestionar y autenticar cuentas en la plataforma (modelo multitenant).
• Ejecutar y administrar los contratos de renting de equipos tecnológicos e inmobiliarios.
• Verificar identidad y prevenir el fraude (incluido el uso de datos del documento y biométricos).
• Permitir la firma electrónica de contratos, actas y autorizaciones con validez jurídica.
• Procesar pagos, emitir facturas y llevar la contabilidad asociada.
• Gestionar soporte, mantenimiento, reasignación y devolución de equipos.
• Gestión de cartera y cobranza y, cuando aplique, reporte a centrales de riesgo (sección 7).
• Enviar comunicaciones operativas y, previa autorización, comerciales.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender autoridades competentes.
• Realizar análisis estadísticos y mejorar la plataforma.

5. Derechos del Titular

Conforme a la Ley 1581 de 2012, el Titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso dado a sus datos; presentar quejas ante la SIC; revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando no exista deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratuitamente a sus datos.

6. Procedimiento para el ejercicio de derechos (PQR)

Las consultas, quejas y reclamos pueden presentarse a hello@rentingos.com, identificándose con nombre completo y documento y describiendo la solicitud. Las consultas se atienden en máximo diez (10) días hábiles (prorrogables cinco (5) días hábiles). Los reclamos en máximo quince (15) días hábiles (prorrogables ocho (8) días hábiles); si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes.

7. Reportes a centrales de riesgo

En desarrollo de la Ley 1266 de 2008, el Titular autoriza, de manera previa, expresa e informada, a consultar y reportar su comportamiento crediticio, financiero y comercial ante operadores de bancos de datos y centrales de riesgo (DataCrédito (Experian), TransUnion u otras autorizadas), incluyendo obligaciones cumplidas e incumplidas derivadas de los contratos. Antes de reportar una mora se comunicará al Titular con una antelación mínima de veinte (20) días calendario.

8. Transferencias y transmisiones

Multitech podrá transmitir datos a Encargados del Tratamiento (proveedores de infraestructura en la nube, pasarelas de pago, verificación de identidad, mensajería y correo) bajo sus instrucciones y con obligaciones de confidencialidad y seguridad. Algunos pueden estar fuera de Colombia (p. ej., Estados Unidos / Unión Europea), en cuyo caso se contará con la autorización del Titular y/o las garantías exigidas por la Ley 1581 de 2012 y la SIC.

9. Medidas de seguridad

Multitech adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido: cifrado en tránsito (TLS) y en reposo, control de acceso por roles, aislamiento por tenant, registros de auditoría y respaldos.

10. Vigencia

Esta Política rige desde su publicación. Los datos se conservan durante la vigencia de la relación contractual y por los términos exigidos por obligaciones legales, contables y tributarias (en general hasta diez (10) años para soportes contables y fiscales), o hasta que el Titular solicite su supresión y no exista deber legal de conservarlos.

11. Contacto

Multitech Cloud Latam S.A.S. — Correo: hello@rentingos.com — Medellín, Colombia.